Körlevél készítés

Lényege:
ugyanazt a dokumentumot sok címzettnek, de személyre szólóan szeretnénk elküldeni. Ebből adódóan ezek a "levelek" sok mindenben megegyeznek, de - a személyre szóló tartalmuk miatt! - magukban foglalnak olyan részeket is, amelyek dokumentumonként különböznek.
Jó példa erre a havi gázszámla felépítése:

A körlevél részei

  1. Változó rész: amely minden dokumentumban más és más. Az adatok tárolásához szükséges táblázat vagy címlista megnevezése: adatbázis
  2. Állandó rész: amely minden dokumentumban formailag és tartalmilag megegyezik. Megnevezése: törzsdokumentum

A körlevélhez kapcsolódó főbb fogalmak magyarázata
  1. adatbázis: egy olyan táblázat, amely a körlevélben előforduló változó adatokat tartalmazza. Lényeges, hogy a táblázat legfelső sorának (fejléc) cellái az oszlopok elnevezését tartalmazzák, míg a további vízszintes sorokat - amelyek a konkrét adatokat tartalmazzák - nevezzük az adatbázis rekordjainak.
  2. alaplevél: a változó adatokon kívül tartalmaz minden szöveget, adatot formázott állapotban.
  3. törzsdokumentum: az alaplevél kiegészítve az adatbázisban található táblázat fejléceivel.
  4. egyesített levél: a törzsdokumentum alapján hozzuk létre. Az egyesített levélben már nem az adatbázis táblázat fejlécének adatai jelennek meg, hanem a rekordok tényleges tartalma.

Elkészítésének fontosabb lépései
  1. adatbázis elkészítése táblázatos formában
  2. alaplevél elkészítése és formázása
  3. az adatbázis és az alapdokumentum segítségével a törzsdokumentum elkészítése
  4. az előző három egység egyesítése egyesített levélnéven.
Az első két lépés felcserélhető.


Gyakorlati megvalósítás
Problémafelvetés: Róbert Gida születésnapján szeretné meghívni Micimackót, Tigrist és Malackát egy ünnepi vacsorára. Azonban nem szeretne mindegyik barátjának külön meghívót készíteni, ezért igénybe veszi a (infó órákon megszerzett) tudását és az MS Word körlevél készítő képességét az említett meghívók ízléses elkészítéséhez.
A meghívón szeretné feltüntetni barátja
  • fényképét,
  • nevét,
  • lakcímét
  • illetve a kedvenc ételét és italát.
Az előzőekből következik, hogy az elkészítendő meghívó
  1. változó adatai: a fénykép, a név, a kedvenc étel és ital, hiszen ezek az adatok mindenkinél más és más.
  2. Az állandó rész: pedig a meghívó összes többi része.
Az elkészítésének menete:
  1. Készítsük el az adatbázist. Az elkészült adatbázist ide kattintva láthatod
  2. Készítsük el az alaplevelet. Az elkészült alaplevelet ide kattintva láthatod
  3. Az adatbázis és az alaplevél segítségével készítsük el a törzsdokumentumot. Az elkészült törzsdokumentumot ide kattintva láthatod
  4. Végül, de nem utolsó sorban a törzsdokumentum alapján készítsük el az egyesített levelet, azaz a meghívókat. Az elkészült egyesített leveleket (meghívókat) megtekintheted: itt
Az elkészítéshez szükséges állományok:
  1. a körlevél szövege tömörített formában: itt
  2. Malacka fényképe: itt
  3. Micimackó fényképe: itt
  4. Tigris fényképe: itt
  5. Főkép a Százholdas Pagonyról: itt
  6. Segítségként gyakorláshoz az összes állomány tömörítve: itt

Boríték készítése

Lényege:

A körlevélhez szorosan kapcsolódik a levelekhez tartozó megcímzett boríték is. A borítékok készítése is a szövegszerkesztő alkalmazásunk körlevél-funkciójához kötődik.
Az elkészítéséhez felhasználhatjuk a borítékoknál használt adatbázist, de természetesen akár létrehozhatunk egy teljesen új táblázatot is.

Létrehozásának menete - mivel ez is a körlevél egy fajtája - ugyanaz, mint az egyéb körlevél készítésekor alkalmazotté.
Tehát:
  1. létrehozzuk az adatbázist
  2. elkészítjük a konstans adatokat tartalmazó borítékot (alapboríték)
  3. összekapcsoljuk az előzőekben elkészített állományokat a MS Word segítségével (törzsdokumentum)
  4. egyesítés után kinyomtatjuk az elkészült borítékokat (egyesített boríték)

Gyakorlati megvalósítás:
A körlevél mintafeladathoz kapcsolódóan készítsük el tehát a születésnapi meghívók borítékjait is.
A megoldásnál felhasználjuk az előzőleg elkészített adatbázist, amely tartalmazza a számunkra szükséges adatokat, úgymint:
  • címzett neve
  • és címe
Kiegészítésül a borítékokra - díszítésül - feltesszük Róbert Gida képét is, amit a képre kattintva le is tölthetsz.

Egy hivatalos postai borítékhoz másra nincs is szükségünk. A feladó - ami ebben az esetben minden borítékon szerepel majd, tehát konstans adat - Róbert Gida lesz, aki a "100 Holdas Pagony Széle"-n lakik.

Lépések:
  1. lépés
    A "Levelezés" - "Körlevélkészítés indítása" menüpontok közül válasszuk ki a "Borítékok..."-at, majd a kisablakon jelöljük ki a számunkra megfelelőt, illetve állítsuk be a további tulajdonságokat is.


  2. Töltsük ki a feladót - konstans adat! - Róbert Gida adataival. (Ez minden boríték bal felső sarkában szerepelni fog!), illetve helyezzük el a díszítésként használandó képet is. Ez lesz az "alapboríték"unk.


  3. lépés
    Ezt követően kapcsoluk össze az adatbázissal a "Címzettek kiválasztása" - "Meglévő lista használata" menüpontok segítségével. Az "Adatmező beszúrása " utasítással szúrjuk be a megfelelő helyekre a kiválasztott oszlopneveket. Ez lesz a "törzsdokumentum"unk. (Figyeljünk oda, mert "alapból" a Word csak egyetlen szövegdobozt ajánl fel - ide szúrtam be én a "Név" mezőt -, de nekünk a jobb alsó sarokban elhelyezni kívánt "cím"-hez szükségünk van még egy szövegdoboz beszúrására!)
    A minta adatbázist letöltheted: innen
  4. az adatbázis összekapcsolása az alapborítékkal az elkészült törzsdokumentum


  5. lépés
    Ellenőrizzük le az eredményt.



  6. lépés
    Fejezzük be a borítékokat az egyesítéssel!
  7. az ellenőrzés az egyesítés befejezése

  8. lépés
    Az elkészült borítékok:
  9. Micimackó borítékja Malacka borítékja Tigris borítékja

Kitűző készítése

A körlevélkészítésről tanultak alapján hozzuk létre egy vállalati rendezvény kitűző plakettjét a következők szerint:
  1. a kitűzőn legyen feltüntetve a(z):
    • vállalat neve ("Coca-Cola Company")
    • a rendezvény neve ("értékesítési továbbképzés"
    • rendezvény dátuma ("2. július 8.")
    • pirossal és nagyobb karaktermérettel kiemelve a személy neve
    • alatta kisebb karaktermérettel a munkaköre
    • a személy fényképe
  2. a nevek szabadon megválaszthatók
  3. a rendezvényen résztvevők munkaköre: vezérigazgató, vezérigazgató-helyettes, kereskedelmi igazgató, értékesítési munkatárs (2 fő), logisztikai manager (2 fő), HR manager
A fentiek alapján készítsük el a(z)...
  • adatbázis-táblázatot
  • alap-kitűzőt
  • törzsdokumentumot
  • egyesített-kitűzőket
Felhasználásra kerülő fényképek
forrás:fineartamerica.com


Az elkészítés menete:

  1. lépés:
    Készítsük el a minta alapján adatbázis táblázatot!


  2. lépés:
    Válasszuk ki a "Levelezés" - "Körlevélkészítés indítása" - "Címkék..." menüpontot.


  3. lépés:
    Állítsuk be a kitűzők méretét az alábbiak szerint ("Levelezés" - "Létrehozás" - "Címkék" - "-Beállítások" - "Részletek" - végül az "OK" gombbal fogadjuk el a módosításokat.
    • címkegyártók: A-ONE
    • felső margó: 1 cm
    • szélső margó: 1 cm
    • címke szélesség: 10 cm


  4. lépés:
    Készítsük el az alap-kitűzőt a minta segítségével.


  5. lépés: Kapcsoljuk össze az alapk-kitűzőt az adatbázis táblázattal!


  6. lépés: Szúrjuk be a megfelelő adatmezőket, alakítsuk ki a minta szerinti elrendezést. Ellenőrizzük a megoldásunkat.


  7. lépés:
    Frissítsük a címkéket!
  8. címkefrissítés címkefrissítés után


  9. lépés:
    Végül, de nem utolsó sorban, kinyomtathatjuk az elkészült címkéket.


PHP Code Snippets Powered By : XYZScripts.com