Dokumentumszerkesztés - körlevél és boríték

Körlevél készítés

Lényege:
ugyanazt a dokumentumot sok címzettnek, de személyre szólóan szeretnénk elküldeni. Ebből adódóan ezek a "levelek" sok mindenben megegyeznek, de - a személyre szóló tartalmuk miatt! - magukban foglalnak olyan részeket is, amelyek dokumentumonként különböznek.
Jó példa erre a havi gázszámla felépítése:

A körlevél részei

Változó rész: amely minden dokumentumban más és más. Az adatok tárolásához szükséges táblázat vagy címlista megnevezése: adatbázis
Állandó rész: amely minden dokumentumban formailag és tartalmilag megegyezik. Megnevezése: törzsdokumentum

A körlevélhez kapcsolódó főbb fogalmak magyarázata

adatbázis: egy olyan táblázat, amely a körlevélben előforduló változó adatokat tartalmazza. Lényeges, hogy a táblázat legfelső sorának (fejléc) cellái az oszlopok elnevezését tartalmazzák, míg a további vízszintes sorokat - amelyek a konkrét adatokat tartalmazzák - nevezzük az adatbázis rekordjainak.
alaplevél: a változó adatokon kívül tartalmaz minden szöveget, adatot formázott állapotban.
törzsdokumentum: az alaplevél kiegészítve az adatbázisban található táblázat fejléceivel.
egyesített levél: a törzsdokumentum alapján hozzuk létre. Az egyesített levélben már nem az adatbázis táblázat fejlécének adatai jelennek meg, hanem a rekordok tényleges tartalma.

Elkészítésének fontosabb lépései

adatbázis elkészítése táblázatos formában
alaplevél elkészítése és formázása
az adatbázis és az alapdokumentum segítségével a törzsdokumentum elkészítése
az előző három egység egyesítése egyesített levélnéven.

Az első két lépés felcserélhető.

Gyakorlati megvalósítás
Problémafelvetés: Róbert Gida születésnapján szeretné meghívni Micimackót, Tigrist és Malackát egy ünnepi vacsorára. Azonban nem szeretne mindegyik barátjának külön meghívót készíteni, ezért igénybe veszi a (infó órákon megszerzett) tudását és az MS Word körlevél készítő képességét az említett meghívók ízléses elkészítéséhez.
A meghívón szeretné feltüntetni barátja

fényképét,
nevét,
lakcímét
illetve a kedvenc ételét és italát.

Az előzőekből következik, hogy az elkészítendő meghívó

változó adatai: a fénykép, a név, a kedvenc étel és ital, hiszen ezek az adatok mindenkinél más és más.
Az állandó rész: pedig a meghívó összes többi része.

Az elkészítésének menete:

Készítsük el az adatbázist. Az elkészült adatbázist ide kattintva láthatod
Készítsük el az alaplevelet. Az elkészült alaplevelet ide kattintva láthatod
Az adatbázis és az alaplevél segítségével készítsük el a törzsdokumentumot. Az elkészült törzsdokumentumot ide kattintva láthatod
Végül, de nem utolsó sorban a törzsdokumentum alapján készítsük el az egyesített levelet, azaz a meghívókat. Az elkészült egyesített leveleket (meghívókat) megtekintheted: itt

Az elkészítéshez szükséges állományok:

a körlevél szövege tömörített formában: itt
Malacka fényképe: itt
Micimackó fényképe: itt
Tigris fényképe: itt
Főkép a Százholdas Pagonyról: itt
Segítségként gyakorláshoz az összes állomány tömörítve: itt

Boríték készítése

Lényege:

A körlevélhez szorosan kapcsolódik a levelekhez tartozó megcímzett boríték is. A borítékok készítése is a szövegszerkesztő alkalmazásunk körlevél-funkciójához kötődik.
Az elkészítéséhez felhasználhatjuk a borítékoknál használt adatbázist, de természetesen akár létrehozhatunk egy teljesen új táblázatot is.

Létrehozásának menete - mivel ez is a körlevél egy fajtája - ugyanaz, mint az egyéb körlevél készítésekor alkalmazotté.
Tehát:

létrehozzuk az adatbázist
elkészítjük a konstans adatokat tartalmazó borítékot (alapboríték)
összekapcsoljuk az előzőekben elkészített állományokat a MS Word segítségével (törzsdokumentum)
egyesítés után kinyomtatjuk az elkészült borítékokat (egyesített boríték)

Gyakorlati megvalósítás:
A körlevél mintafeladathoz kapcsolódóan készítsük el tehát a születésnapi meghívók borítékjait is.
A megoldásnál felhasználjuk az előzőleg elkészített adatbázist, amely tartalmazza a számunkra szükséges adatokat, úgymint:

címzett neve
és címe

Kiegészítésül a borítékokra - díszítésül - feltesszük Róbert Gida képét is, amit a képre kattintva le is tölthetsz.

Egy hivatalos postai borítékhoz másra nincs is szükségünk. A feladó - ami ebben az esetben minden borítékon szerepel majd, tehát konstans adat - Róbert Gida lesz, aki a "100 Holdas Pagony Széle"-n lakik.

Lépések:

lépés
A "Levelezés" - "Körlevélkészítés indítása" menüpontok közül válasszuk ki a "Borítékok..."-at, majd a kisablakon jelöljük ki a számunkra megfelelőt, illetve állítsuk be a további tulajdonságokat is.

Töltsük ki a feladót - konstans adat! - Róbert Gida adataival. (Ez minden boríték bal felső sarkában szerepelni fog!), illetve helyezzük el a díszítésként használandó képet is. Ez lesz az "alapboríték"unk.

lépés
Ezt követően kapcsoluk össze az adatbázissal a "Címzettek kiválasztása" - "Meglévő lista használata" menüpontok segítségével. Az "Adatmező beszúrása " utasítással szúrjuk be a megfelelő helyekre a kiválasztott oszlopneveket. Ez lesz a "törzsdokumentum"unk. (Figyeljünk oda, mert "alapból" a Word csak egyetlen szövegdobozt ajánl fel - ide szúrtam be én a "Név" mezőt -, de nekünk a jobb alsó sarokban elhelyezni kívánt "cím"-hez szükségünk van még egy szövegdoboz beszúrására!)
A minta adatbázist letöltheted: innen


az adatbázis összekapcsolása az alapborítékkal	az elkészült törzsdokumentum

lépés
Ellenőrizzük le az eredményt.

lépés
Fejezzük be a borítékokat az egyesítéssel!


az ellenőrzés	az egyesítés befejezése

lépés
Az elkészült borítékok:


Micimackó borítékja	Malacka borítékja	Tigris borítékja

Kitűző készítése

A körlevélkészítésről tanultak alapján hozzuk létre egy vállalati rendezvény kitűző plakettjét a következők szerint:

a kitűzőn legyen feltüntetve a(z):

vállalat neve ("Coca-Cola Company")
a rendezvény neve ("értékesítési továbbképzés"
rendezvény dátuma ("�2. július 8.")
pirossal és nagyobb karaktermérettel kiemelve a személy neve
alatta kisebb karaktermérettel a munkaköre
a személy fényképe

a nevek szabadon megválaszthatók
a rendezvényen résztvevők munkaköre: vezérigazgató, vezérigazgató-helyettes, kereskedelmi igazgató, értékesítési munkatárs (2 fő), logisztikai manager (2 fő), HR manager

A fentiek alapján készítsük el a(z)...

adatbázis-táblázatot
alap-kitűzőt
törzsdokumentumot
egyesített-kitűzőket

Felhasználásra kerülő fényképek
forrás:fineartamerica.com

Az elkészítés menete:

lépés:
Készítsük el a minta alapján adatbázis táblázatot!

lépés:
Válasszuk ki a "Levelezés" - "Körlevélkészítés indítása" - "Címkék..." menüpontot.

lépés:
Állítsuk be a kitűzők méretét az alábbiak szerint ("Levelezés" - "Létrehozás" - "Címkék" - "-Beállítások" - "Részletek" - végül az "OK" gombbal fogadjuk el a módosításokat.