ISBN-10: 963-06-1744-7
Nyelvi kifejezések, szófordulatok: itt
Ebben a témakörben a hivatalos levéllel foglalkozunk. Elsajátítjuk a "hivatalos levél" felépítését, részeit, szerkezeti egységeit, illetve néhány formalevél típussal fogunk megismerkedni.
A cél a mindennapi életben szükséges általános levéltípus megismerése mellett néhány levéltípus megfogalmazásához szükséges szófordulat elsajátítása.
Célként lehet megnevezni még azt, hogy magánszemélyként képesek legyünk megfogalmazni egy levelet hivatalos szerv részére.
A szerkesztéshez az általánosan használt karakter- és bekezdésformázási műveleteken túl a táblázatokat fogjuk használni, de szeretnénk előre hangsúlyozni:
ami most táblázat segítségével kerül kialakításra, az a későbbiek során tabulátorok használatával egyszerűbben megoldható lesz majd!
Nos, vágjunk bele!
Hivatalos levél általános felépítése
A tárgyalásra kerülő levélforma magánszemély - hivatalos szerv közötti dokumentum.
Ha nem is kötelező, de ajánlott betartani néhány általános szabályt, például:
- a megfogalmazás ne legyen túl hosszú, törekedjünk mindig a lényegre,
- legyünk mindig udvariasak,
- alkalmazzuk a hivatalos szófordulatokat (lásd: a téma teteje!)
- kérésünket, panaszunkat, stb... ha tudjuk, mindig indokoljuk meg,
- elérhetőségi- és azonosításra szolgáló adatainkat mindig pontosan adjuk meg (lakcím, telefon, szem.ig. szám, adószám, TAJ-szám, stb...)
- lehetőleg alkalmazzuk a megadott szerkezeti egységeket és kialakítást
- Lehetőleg Calibri, Ariel, Times New Roman karaktertípusok közül válasszuk ki az alkalmazott karaktertípust. Kiemelt karakterként a Courier New típust használjuk,
- ne használjunk díszes karatkertípust,
- a hosszabb szöveget tartalmazó bekezdések legyenek sorkizárt igazításúak,
- a dokumentum szerkesztésének befejezésekor ne feledkezzünk meg a táblázatok szegélyvonalának eltűntetéséről,
- a bekezdésen belül 1,5-es vagy "szimpla" sorközt alkalmazzunk,
- kérvény (kérelem)
- panasz
- megrendelés
- javaslat
- engedély
Jelmagyarázat:
- x-vel jelöljük a bekezdések közötti "sornyi" kihagyásra kerülő helyet. Természetesen ez nem üres enter használatával kerül kialakításra, hanem alkalmazzuk a bekezdések közötti "térköz" mértékének helyes beállítását!
- Piros színnel jelöljük azokat az elemeket, amelyek a hivatalos levélben kötelezően használt levélrészek, kékkel, melyek - értelemszerűen - akkor kerülnek alkalmazásra, amennyiben azok már léteznek (pld.: iktatószám)
|
|
| az elemek táblázattal és jelölésekkel | az elkészült levél |
Mintafeladat
A mintafeladatban egy magánszemély kéréssel fordul a balatonrendesi önkormányzathoz egy - az utcában lévő - úthiba felszámolására.
|
|
| az elemek táblázattal és jelölésekkel | az elkészült levél |
Ajánlatkérő levél
Mi az ajánlatkérés?
Az árajánlatkérés egy olyan folyamat, amelynek során egy cég vagy magánszemély felkéri a kiválasztott szolgáltatókat, beszállítókat, vállalkozókat, hogy adjnak ajánlatokat bizonyos feladatok vagy projektek elvégzésére. Ezek alapján kerül kiválasztásra a munka tényleges elvégzője.
Az ajánlatkérés történhet:
- írásban
- e-mailben
- telefonon
- személyesen
Az írásos áranlat mindkét fél számára előnyös. E-mailben történő ajánlatkérés esetén például:
- az árajánlatadó vállalkozás, magánszemély komplexebb dokumentumot tud küldeni, amelyből jobban megismerhető, hogy például egy projekt milyen konkrét feladatokat fed le, hány órát vesz igénybe stb.
- az árajánlatot fogadó cég jobban át tudja tekinteni a munka részleteit, díját és megalapozottabb döntést tud hozni
- Ráadásul egy jó árajánlattal kiküszöbölhetjük a sokszor felesleges és időrabló oda-vissza telefonálgatásokat, e-mailezgetéseket.
 |
megoldás: itt |
Ajánlat és visszaigazolás
Forrás:
Dr. Szanyi Ildikó: Adminisztráció és elszámoltatás a turizmusban
ISBN: 978 615 5720 50 5
A turisztikai életben sokszor előfordul, hogy a felek úgy kerülnek kapcsolatba egymással, hogy nincs módjuk egy minden kérdést átfogó szerződésben megállapodni.
Ekkor az üzletmenetben a turisztikai vállalkozás ajánlatkérésben (lásd.: előző pont) kér információkat a szolgáltatótól, aki ajánlatban tájékoztatja a szolgáltatásairól a turisztikai vállalkozást.
Az ajánlat formai (informatikai) elemei:
- fejléces papír
- megfelelő címzés és megszólítás
- hivatkozás a partneriroda érdeklődésére
- az ajánlat részletezése
- utalás a kiegészítő információkra
- udvarias befejezés
- keltezés, aláírás
- az árban szereplő szolgáltatások mennyiségének és minőségének pontos ismertetése, az ár pontos behatárolása
- az ajánlat érvényességének időtartama, határideje
- a megrendelési, fizetési és lemondási feltételek.
 |
 |
nyersszöveg:itt Bella Travel logó: itt |
A visszaigazolás tartalmában megegyezik a megrendeléssel, hiszen az ajánlattevő az abban foglaltakat ismétli meg, azaz igazolja vissza.
A tárgyban ilyenkor az "Ajánlat visszaigazolása" kifejezést célszerű szerepeltetni, illetve a hivatkozások közé beilleszteni a partnercég egyedi azonosítóját.
A visszaigazolás tartalmi elemei:
- hivatkozás az előzményre, azaz a megrendelésre
- a megrendelt szolgáltatás (pontos feltételekkel)
- a megrendelt szolgáltatás ára
- az esetleges lemondás feltételei
- fizetési feltételek, a kiegyenlítés módja, határideje
- a visszaigazoló neve
A feladatok elején, félkövér stílusban került kiemelésre a hivatalos dokumentum típusa!
- Kérvény (kérelem): hivatalos kérvény formájában készíts beadványt, melyben a VSzK igazgatóját arra kéred, hogy a pénteki informatika órát tegye át hétfőre. Indoklásként hivatkozz arra, hogy a kollégiumi diákok ebben az órarendi beosztásban nem érik el a 13.55-kor induló vonatot.
- Engedély: a lakóhelyed szerinti Önkormányzattól kérj engedélyt arra, hogy az építkezésedhez szükséges két köbméter sódert 48 órán keresztül a házad előtti járdarészen tárold.
- Panasz: panasz formájában fordulj a keszthelyi önkormányzathoz, hogy a Fő tér 1. sz. alatti cukrászdában lévő asztalok utcára helyezése akadályozza a gyalogosforgalmat.
- Javaslat: a keszthelyi állatkert gondozója vagy. Javasold az állatkert igazgatójának, hogy az állatkert Bönzi nevű tigrisének marhahús helyett disznóhúst adjanak. Javaslatodat indokold meg. A szükséges adatokat saját magad találd ki.
- Ajánlatkérés: keress az interneten a Hortobágy közelében fekvő szálláshelyet, majd kérj ajánlatot 35 fő részére a 2025-ben megrendezésre kerülő Hidi vásár rendezvényre.
- Ajánlatkérés: Csoportjának a Csabai Kolbászfesztivált szeretné bemutatni. A létszám 23 fő. Keszthelyről indulnak és Békéscsabán két napot kívánnak eltölteni.
Keressen keszthelyi vagy keszthely környéki autóbusz vállalkozót és kérjen tőle ajánlatot. - Megrendelés: rendeld meg a "Modern test" (2.390 Ft) című könyvet a Book Könyvkiadó Kft-től (3450 Szeged, Pf.: 200). A könyvet postai utánvétel formájában rendeld meg, illetve kérd meg a könyvkiadót, hogy mihamarabb küldjék el.
- Kérvény (kérelem): kérj az iskola igazgatójától egy nap szabadnapot a testvéred esküvőjének napjára.
- Javaslat: tegyél javaslatot a lakóhelyed szerinti önkormányzatnak - azon belül is a polgármester részére! - arra, hogy a falu/város központjában játszóteret létesítsenek.
- Kérvény (kérelem): kérj két nap fizetés nélküli szabadságot két napra a cégedtől. Az okot és az indoklást saját magad fogalmazd meg!
- Engedély: egy tetszőlegesen választott iskola igazgatójának a nevében engedélyezd
Tódor Bélának, hogy nappali tagozatos, 11. évfolyamos cukrász technikusi
tanulmányai mellett, heti két alkalommal szakács tanfolyamon vegyen részt.
Az engedély kiadására azért van szükség, mivel a szakács tanfolyamon való részvétel miatt heti két alkalommal a tanulónak 2-2 tanítási órával korábban kell elmennie az iskolából.
Ez az engedély egyben a tanórákról való távollét igazolásául is szolgál. - Milyen levéltípust használnál a következő probléma megoldására: a faluban, ahol laksz, a templom harangja vasárnap reggel 5 órakor is hangos kongatással jelzi a pontos időt, megzavarva ezzel a hétvégi pihenőidőt. Fogalmazd meg a levelet a megfelelő közintézmény számára!